آشنایی با مکاتبات بازرگانی / مهمترین نکات و انواع آن

مقدمه

تجارت، نیاز مبرمی به ارتباط خارجی با افراد مختلف در کشورهای دیگر هم از نظر واردات (فرایند واردات) و هم صادرات (فرایند صادرات) دارد. از آنجایی که مردم به راحتی به تجار خارجی دسترسی ندارند، اکثر مذاکرات و قراردادهای آنها یا به صورت مکتوب یا به صورت غیرمکتوب است.

از سوی دیگر، هر تجارت و فعالیت تجاری بین المللی مستلزم ایجاد و حفظ روابط بلندمدت و سازنده است که بدون زبان مشترک بین المللی و دانش کافی غیرممکن است. بنابراین اطلاع از قوانین مکاتبات تجاری بسیار حائز اهمیت است و کنترل کامل ساختار انواع مکاتبات تجارت بین المللی انجام مکاتبات بازرگانی را برای کسانی که در این زمینه فعالیت می کنند آسان و راحت می کند.

نامه های تجاری و قراردادها دو نمونه از مکاتبات تجارت بین المللی هستند که بیشترین کاربرد را در برخورد با اشخاص خارجی دارند.

علاوه بر این موارد، اصول و قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی دیگری نیز وجود دارد که شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس در این مقاله به تفصیل به آنها اشاره خواهد کرد.

منظور از مکاتبات بازرگانی چیست؟

از آنجایی که مردم به بازرگانان خارجی دسترسی ندارند، بیشتر بحث ها، مذاکرات و توافقات آنها به صورت مکتوب یا در شهر انجام می شود. بازرگانان می توانند بر اساس سوالات و مشکلات مشتریان خارجی نامه بنویسند. مکاتبات تجاری شامل نامه ها، قراردادها، گفتگوها، جلسات و بسیاری موارد دیگر است که یک تاجر برای صادرات یا واردات کالا باید انجام دهد. بنابراین نمی توان قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی را دقیقاً به دسته های خاصی تقسیم کرد.

از گپ زدن با یک تاجر خارجی در یک سایت شبکه اجتماعی گرفته تا ارسال ایمیل و بستن قراردادهای قانونی، همه آنها به عنوان مکاتبات تجارت بین المللی طبقه بندی می شوند که شما را ملزم به رعایت قوانین و مقررات خاصی می کند. اعتماد متقابل طرفین در تجارت خارجی حرف اول را می زند و مکاتبات تجاری راه اصلی ایجاد یا جلب اعتماد طرف مقابل است.

زیرا دو طرف از فرهنگ ها و ملل مختلف هستند و آداب و رسوم، اعتقادات و فرهنگ های متفاوتی دارند. بنابراین برای جذب طرف مقابل باید با رعایت اصول و قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی اعتماد آنها جلب شود، بنابراین گفتگو در مورد مکاتبات تجاری و برداشت از آن لازم و ضروری است.

 لیست انواع مکاتبات تجارت بین المللی

بازرگانان ممکن است بر اساس سؤالات و مسائلی که با آن مواجه هستند با طرف های خارجی مکاتبه کنند و باید در کلیه قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی چه به صورت آنلاین و چه حضوری از روش خود پیروی کنند. در غیر این صورت ممکن است مشکلات و دعاوی پیش بیاید.

هر یک از انواع نامه های تجاری بین المللی علیرغم شباهت هایی که دارند دارای خصوصیاتی هستند که آن را از دیگر مکاتبات تجارت بین المللی متمایز می کند و باید به آنها توجه کنید. انواع مکاتبات تجاری خارجی شامل نامه های تجاری، نامه های تجاری، قراردادهای کاری و مکاتبات رسانه های اجتماعی است.در حال حاضر نامه های تجاری از مهم ترین انواع نامه های تجاری خارجی محسوب می شوند که در نگارش باید دقت لازم را به عمل آورد.

نامه های تجاری

نامه تجاری ممکن است بزرگترین و مهم ترین قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی و مکاتبات تجارت بین المللی در نظر گرفته شود، اما هر تاجری باید آن را در حرفه خود بنویسد. یادگیری مکاتبات تجاری یکی از الزامات اصلی ورود به عرصه فعالیت های صادراتی و بازرگانی است و نامه تجاری یک سند کتبی محسوب می شود. بنابراین باید در نوشتن بسیار دقت کرد تا مشکلی در تجارت پیش نیاید.

بنابراین هنگام نوشتن نامه های تجاری و مکاتبات تجارت بین المللی ممکن است نکات دیگری نیز وجود داشته باشد که باید مورد توجه قرار گیرد و این نکات به موضوع نامه یا مشکل بین دو طرف تجاری بستگی دارد.

ایمیل تجاری

ایمیل که یکی از مکاتبات تجارت بین المللی می باشد، از بهترین و مطمئن ترین راه ها برای برقراری ارتباط تجاری با اشخاص ثالث است. به این ترتیب می توانید به راحتی به تمامی طرف های خارجی دسترسی داشته باشید. در نگاه اول، ارسال ایمیل کار بسیار ساده ای به نظر می رسد، اما واقعیت این است که معمولاً پیچیده تر از نوشتن نامه تجاری است.

قرارداد تجاری

کسب و کارها در زندگی کاری خود اغلب نیاز به عقد قراردادهای تجاری با طرف ها و شرکت های خارجی دارند. قراردادهای تجاری ممکن است به موضوعات مختلفی از جمله همکاری در تولید محصولات، خرید و فروش کالا مربوط باشد و قراردادهای تجاری به عنوان یک سند قانونی محسوب می شود.

از این رو باید در تدوین و نهایی شدن آن نهایت دقت را به عمل آورد، زیرا قرارداد مهم‌ترین سندی است که طرفین در صورت بروز مشکل می‌توانند به آن مراجعه و به مراجع مختلف قضایی ارجاع دهند. نهادهای دیگری مانند اتاق بازرگانی بین المللی یا سازمان های تجاری مشترک بین کشورها، مسئول حل و فصل اختلافات تجاری و اختلافات بین سازمان های تجاری هستند.

مهمترین نکات هنگام نوشتن نامه های تجاری بین المللی

کمی قبل تر در رابطه با انواع مکاتبات تجارت صحبت کردیم. هر کدام از این مکاتبات تجارت بین المللی، دارای یکسری نکات مهم هستند که توجه به آن ها حائز اهمیت است. قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی که باید به آن ها توجه کنید، موارد بسیار زیادی است که در ادامه به چند مورد از آن ها اشاره می کنیم:

نامه های تجاری

• درک زبان متقاضی و نوشتن نامه به آن زبان الزامی است.
• هنگام نوشتن کلمات و عباراتی که دارای پیامدهای قانونی هستند مراقب باشید.
• یک عنوان مناسب و جذاب برای نامه انتخاب کنید.
• فرهنگ، زبان، مذهب و هویت فرد و کشور مورد نظر باید محترم شمرده شود.
• نامه با لحن رسمی نوشته شده است و باید از الفاظ ناپسند خودداری شود.
• شخص حقیقی یا حقوقی که نامه خطاب به اوست باید به وضوح مشخص شود.
• در نامه معرفی محصول باید توضیحات دقیق محصول ارائه شود.
• لطفا از اصطلاحات تجارت خارجی به درستی و به موقع استفاده کنید.

ایمیل تجاری

• مطمئن شوید که از آدرس ایمیل رسمی شرکت و اشخاص حقوقی استفاده می کنید.
• ایمیل باید کوتاه باشد و اصلا طولانی نباشد.
• دستورالعمل ها باید در ایمیل نوشته شود و سپس مکان و نام فرد مشخص باشد.
• از ارسال ایمیل های تکراری، بی معنی و عمومی خودداری کنید.
• اطلاعات بیشتر را می توان در فایل های پیوست ارسال کرد.
• در قسمت موضوع ایمیل، موضوع جذاب و مرتبط را انتخاب کنید.
• در انتخاب کلمات، اصطلاحات و کلمات تجاری باید دقت کافی به خرج داد.

قرارداد تجاری

• نام و مشخصات کامل طرفین باید در قرارداد ذکر شود.
• کالاها، محصولات یا خدماتی که قرار است مبادله شوند باید با جزئیات مشخص شوند.
• شناسایی شخص، موسسه یا دادگاهی که باید اختلاف را حل کند.
• پس از فسخ قرارداد، یکی از طرفین شرایط را روشن کرد.
• مبلغ قرارداد، نحوه پرداخت و نکات مالی باید به تفصیل توضیح داده شود.
• تاریخ شروع و پایان قرارداد در قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی باید مشخص شود.
• تعیین مسئولیت ها یا تعهداتی که هر یک از طرفین باید انجام دهند.
• در صورت وجود، مکان و محل اجرای قرارداد را ذکر کنید.
• امنیت، کمیت یا سندی که کار را به وضوح نشان می دهد باید توضیح داده شود.
• در صورت وجود جزئیات مربوط به باربری، بارنامه و بیمه بار ذکر شود.

نکات مورد توجه در قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی

انجام مکاتبات تجارت بین المللی نیاز به رعایت نکات و قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی است که در ادامه این نکات را بررسی خواهیم کرد.

• تسلط بر زبان کشور مورد نظر برای مکاتبات تجاری بین المللی
• شرکت در دوره های آموزشی و سمینارهای مکاتبات تجاری
• برای یادگیری قوانین تجارت بین المللی و تجارت
• زبان بدن را در طول مذاکرات یاد بگیرید و بر آن تأثیر بگذارید
• کمک گرفتن از شرکت ها، اشخاص حقیقی و حقوقی و مشاوران در نامه های تجاری بین المللی
• اگر به زبان کشور مورد نظر صحبت نمی کنید، از مترجم استفاده کنید
• آگاهی کافی از شرایط و ضوابط تجارت خارجی
• یک مشاور حقوقی یا مشاور تجاری با خود داشته باشید
• یک وکیل حقوقی یا مشاور تجاری داشته باشید

سوالات متداول

جمع بندی

تمام سعی ما در جمع آوری این مطالب این بود که شما را با مکاتبات تجاری آشنا کنیم. مکاتبات تجارت بین المللی، در ارتباطات خارجی و تجارت برای تمامی بازرگانان نیاز است.

این مکاتبات دارای یکسری نکات قواعد می باشد که رعایت این نکات از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. تمامی قواعد مکاتبات بازرگانی بین المللی که نیاز بود بدانید را در این مقاله خدمت ما توضیح دادیم. برای اطلاع بیشتر از مکاتبات تجاری، می توانید از یک شرکت حمل و نقل بین المللی راهنمایی و مشاوره دریافت کنید.

شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس، در زمینه حمل بار دریایی، حمل بار زمینی، حمل بار هوایی، حمل درب به درب، حمل بار ته لنجی و پست اکسپرس خدمات متنوعی را خدمت شما ارائه می دهد. همچنین اگر سوالی در رابطه با مکاتبات تجارت بین المللی دارید، می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.