تمام نکاتی که درباره فاکتور تجاری باید بدانید+ معرفی انواع آن

مقدمه

بخش بزرگی از اقتصاد کشور ما به صادرات و واردات از بخش‌های مختلف وابسته است. گروه ها، شرکت ها و سازمان هایی که به عنوان بازرگانان بین المللی به صورت عمده شناخته می شوند، باید با قوانین واردات و صادرات آشنا باشند. فاکتور واردات و صادرات که به آن فاکتور تجاری نیز می گویند. این فاکتور یکی از مهم ترین اسنادی است که اطلاعات محصول را در اختیار فروشندگان و خریداران قرار می دهد. برای اطلاع بیشتر از جزئیات این فاکتور  و کاربرد آن به شما عزیزان توصیه می کنیم با این مقاله از شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس همراه باشید.

تعریف فاکتور تجاری

فاکتور تجاری سند معتبری است که اطلاعات مهمی را در مورد کالای فروخته شده ثبت می کند. فاکتوری است که فروشنده کالا به نام خریدار صادر می کند. معامله گران بین المللی معمولاً به یک فاکتور با لیستی از عناوین مراجعه می کنند. البته باید بدانید که با توجه به شرایط خرید و فروش محصول، این واقعیت به نام نماینده بازرگانی واردکننده یا خریدار ثبت می شود.

 در دنیای تجارت، فروشندگان و خریداران اغلب با فاکتورهای مختلفی مواجه می شوند که با کمک این اسناد می توان اطلاعات زیادی را ارائه کرد. دانستن نحوه ثبت فاکتورهای تجاری و ارائه آنها به مشتریان می تواند از مشکلات بعدی جلوگیری کند. شما می توانید برای پیشگیری این مشکل با کارشناسان شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس در تماس باشید.

لیست انواع فاکتور تجاری

سازمان ملل متحد شرایط و ضوابط خاصی را برای مبادلات بین المللی و شرکت های تجاری که در این زمینه فعالیت گسترده ای دارند، در نظر می گیرد. بر اساس استانداردهای در نظر گرفته شده، فاکتور تجاری انواع مختلفی خواهد داشت. در زیر با انواع فاکتورهای تجاری و مشخصات آنها آشنا می شویم.

پرروفرما اینویس

پیش فاکتور یا فاکتور اولیه، فاکتوری می باشد که پیش از ارسال و تحویل کالا به دست خریداران می رسد. پس از ارسال پیش فاکتور، مشتری می تواند بر اساس داده های موجود در آن و مدت اعتبار فاکتور، کالا را درخواست و خریداری کند. کلیه اطلاعاتی که در فاکتور نوشته شده است در پیش فاکتور نیز موجود است.

فاکتور تجاری

اعتبار تجاری همانطور که توضیح دادیم اعتباری است که در معاملات تجاری و بین المللی استفاده می شود. یکی از مهم ترین اطلاعات این فاکتور قیمتی است که فروشنده به خریدار ارائه می دهد.

فاکتور خوداظهاری

فاکتور تجاری سفارشی؛ فاکتوری است که توسط خریدار محصول صادر می شود. سررسید این فاکتور در زمان زیر است:

• پس از مصرف کالا، خریدار این فاکتور را صادر خواهد کرد.
• زمانی که فروشنده محل خاصی را به عنوان انبار نزدیک خریدار راه اندازی می کند و پس از برداشت محصول از این انبار برای خریدار فاکتور صادر می کند، اطلاعات کالا را در آن وارد می کند. در نهایت با اطلاعات مندرج در فاکتور مشکل را به فروشنده اعلام می کند.
• زمانی که کاربر در محل کار خود از خدمات استفاده می کند، می تواند این فاکتور را پرداخت کند.

قبض اعتبار

زمانی که خریدار محصول را به فروشنده برمی گرداند، این فاکتور تجاری صادر می شود. همچنین زمانی که مبلغ معینی از فاکتور کسر می شود می توان در این خصوص قبض اعتباری صادر کرد. مبلغ ثبت شده در حساب اعتباری معمولاً برابر یا کمتر از مبلغ اصلی در حساب است. دو روش برای پرداخت این مبلغ به فروشنده کالا وجود دارد. در روش اول می تواند مستقیماً به خریدار پرداخت کند و در روش دوم می تواند مبلغ را در فاکتورهای بعدی تسویه کند.

قبض بدهی

معمولاً زمانی فاکتور بدهی صادر می شود که مبلغ فاکتور یا فاکتور اصلی به طور کامل توسط خریدار پرداخت نشده باشد. این فاکتور نیز از نوع فاکتور مجزا و مستقل است که مشخصات آن دقیقاً با فاکتور اصلی مطابقت دارد و نشان دهنده موجودی پرداخت نشده فاکتور اصلی است.

روش های گوناگون تایید سیاهه تجاری

بسته به شرایط تجارت و قوانین بین المللی، فاکتور تجاری نیاز به تاییدیه های متفاوتی دارند. از روش های تایید سیاهه تجاری می توان به موارد زیر اشاره کرد:

فاکتور گواهی شده

در این فاکتور، تامین کننده یا فروشنده کالا تایید می کند که کالای مورد نظر کاملا مطابق با پیش فاکتور یا قرارداد است. مواردی مانند کشوری که محصول در آن تولید می شود، مشخص خواهد شد. همچنین کلیه شرایط و مشخصاتی که خریدار از تامین کننده می خواهد، در زیر فاکتور توسط تامین کننده ثبت و تایید می شود.

فاکتور تایید شده

نوع دیگری از فاکتور تجاری، فاکتور تایید شده است. در یکی از قوانین کشور در زمینه تجارت بین الملل آمده است که عرضه کننده یا فروشنده کالا باید فاکتوری را در کشور خود برای تایید کنسولگری یا سفارت کشور خریدار ارائه دهد که شامل موارد زیر می شود:

• امضا شده توسط تامین کننده محصول
• گواهی فاکتور توسط اتاق بازرگانی
• گواهی فاکتور توسط سفارت

فاکتور کنسولی

معمولاً سفارت کشور خریدار در کشور عرضه کننده فاکتور کنسولی چاپی تهیه و در اختیار تامین کننده کالا قرار می دهد. فاکتور کنسولی نیز توسط تامین کننده و سفارت تایید می شود. همه این تاییدیه ها برای تسهیل و ساده سازی فرآیندها و معاملات تجاری استفاده می شوند. در واقع، سازمان ملل با تنظیم این قوانین و ارائه انواع مختلف مجوزها، تجارت بین المللی را برای هر دو کشور خریدار و فروشنده تسهیل کرده است. شرکت ها و موسسات تجاری باید با تمامی عوامل تجاری و قوانین مرتبط آشنا باشند تا فرآیند خرید و فروش بین المللی خود را تسهیل کنند.

اطلاعات مندرج در سیاهه تجاری

با فاکتورهای واردات و صادرات می توانید تاریخ دقیق فروش محصول، قیمت پرداخت شده برای محصول و موارد مهم دیگر را داشته باشید. برخی از مهمترین اطلاعات مندرج در فاکتور تجاری عبارتند از:

• تاریخ دقیق معامله
• اطلاعات در مورد خریداران و فروشندگان، از جمله نام و نام خانوادگی
• شماره قرارداد یا سفارش خرید
• مقدار کالای فروخته شده
• توضیحات محصول
• قیمت واحد
•  اطلاعات هزینه های اضافی توافق شده بین خریدار و فروشنده.
• تعیین ارزش کل کالا
• تعداد بسته محصول
• وزن کامل کالا
• علائم و نشان های حمل
• شماره های حمل و نقل
• شرایط پرداخت
• شرایط تحویل محصول
• جزئیات درباره حمل و نقل کالا

مهمترین نکات هنگام صدور فاکتور تجاری

برای جلوگیری از بروز مشکلات در معاملات تجاری، طرفین درگیر در معامله، باید چندین جنبه را در هنگام صدور فاکتور تجاری در نظر داشته باشند. این نکات کلیدی عبارتند از:

• طبق قوانین یکسان اعتبار اسنادی، فاکتور صادر شده باید به نام متقاضی اعتبار ثبت شود.
• مشخصات محصول درج شده در فاکتور باید کاملاً با مشخصات محصول قابل اجرا مطابقت داشته باشد.
• مبلغ پرداختی توسط خریدار در فاکتور نباید بیشتر از مبلغ پرداختی به فروشنده باشد؛ در غیر این صورت بانک از پرداخت این مبلغ خودداری خواهد کرد.
• قیمت درج شده در فاکتور تجاری باید مطابق با کلیه نکات توافق شده در قرارداد فروش باشد. مبانی توافقی در قراردادهای فروش بسیار متنوع است و طرفین معامله باید به خوبی از این موضوع آگاه باشند. بهای تمام شده کالا بسته به مبنایی که در قرارداد تعیین شده است به روش های مختلفی تعیین می شود که شامل هزینه های تحویل کالا روی کشتی (FOB)، کنار کشتی (FAS)، همچنین تحویل کالا روی کشتی با پرداخت بیمه و باربری (CIF) می باشد.
• در برخی از فاکتورهای وارداتی یا تجاری، عرضه کننده یا فروشنده کالا گواهی می دهد که قیمت درج شده در فاکتور برای اطمینان بیشتر، کاملاً دقیق و صحیح است.
• هر کشوری قوانین و مقررات واردات خاص خود را دارد، بنابراین فاکتور باید توسط بازرگانان کشور صادرکننده و مطابق با قوانین کشور واردکننده امضا شود. ضمناً برای اطمینان بیشتر از فروشندگان کالا درخواست می شود تا صحت امضا و گواهی اتاق بازرگانی را از کنسول کشور واردکننده کالا بخواهند.

سوالات متداول

جمع بندی

همانطور که گفته شد بیشترین بخش اقتصاد کشور ما را صادرات و واردات تشکیل می دهد. بنابراین، هنگام فروش و واردات محصولات خود، باید تعدادی مدارک و اسنادی را همراه داشته باشید که این روند را برای شما آسان تر می کند. فاکتور تجاری، یکی از اسنادی است که توجه به آن در امر صادرات و واردات حائز اهمیت است. در این مقاله از شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس، انواع فاکتور های تجاری و اطلاعات مندرج در آن را به شما توضیح دادیم.

شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس با سالها تجربه در بخش حمل و نقل، خدمات متنوعی را در زمینه حمل و نقل بار و انجام مراحل سفارشی ارائه می دهد. همچنین می توانید برای تهیه سیاهه تجاری با کارشناسان ما در ارتباط باشید.