مقدمه
لازم است بدانید، قبل از انجام هرگونه معامله در زمینه تجارت و بازرگانی ابتدا باید اسناد و مدارکی را از وزارت صنعت معدن و تجارت اخذ نمایید و به دریافت مجوزات لازم جهت صادرات و واردات توجه ویژه‌ای داشته باشید، چرا که ممکن است واردات و صادرات آن محصول ممنوع باشد. در نتیجه اگر وزارت صمت به ما تاییدیه های لازم جهت واردات و صادرات کالا را داد، می‌توانید با شرایط ذکر شده در پیش فاکتور یا پروفرما اقدام به ثبت سفارش نمایید و ادامه مراحل خرید کالا را پیش ببریم.
از این رو در این مقاله از سوی شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس، قصد داریم تا شما را با یکی از این اسناد مهم که جهت ترخیص کالا از گمرک به کار گرفته می‌شود و به عنوان پروفرما اینویس شناخته می‌شود، آشنا سازیم. پس در ادامه همراه ما باشید.
پروفرما اینویس چیست؟
شاید برای شما نیز نام پروفرما اینویس، ناشناخته و ناشناس باشد، از این رو قصد داریم در ادامه مقاله به توضیح دقیق پروفرما اینویس بپردازیم. در واقع می‌توان گفت پروفرما اینویس، سندی است که بایستی جهت خرید و فروش داخلی و همچنین بین المللی توسط فروشنده و یا صاحب کالا تهیه گردد. لازم به ذکر است که پروفرما بایستی جهت اخذ مجوزات صادرات، به اداره گمرک تحویل داده شود. در ابتدای کار فروشنده بایستی پروفرما را مهر کرده تا به این ترتیب صحت اطلاعات درج شده در پروفرما را تضمین کند.
لازم از بدانید پروفرما اینویس به طور اساسی در مراحل ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا از گمرک و انجام تشریفات گمرکی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین به طور کلی درباره اینکه پروفرما اینویس چیست؟! باید چنین گفته که پروفرما در واقع نوعی پیش فاکتور می‌باشد، که این پیش فاکتور بیشتر در معاملات مالی جهت دو مقصود به کار گرفته می‌شود.
- یک؛ جهت اطلاع از شرایط وضعیت کالا دقیق کالا
- دو؛ اخذ مجوزات مورد نظر از سازمان صمت
چرا باید از پروفرما اینویس ( Pro Forma Invoice ) استفاده کنید؟
لازم است بدانید اولین سندی که در معاملات تجاری و بازرگانی بین المللی توسط فروشنده و یا صاحب کالا صادر میگردد، پروفرما اینویس می‌باشد. در واقع می‌توان گفت پس از برقراری ارتباط دو طرف معامله با یکدیگر و انجام توافقات نهایی، بایستی سندی تحت عنوان پروفرما اینویس توسط فروشنده برای خریدار ارسال گردد.
تا خریدار اطلاعات جامع و کاملی را در مورد نحوه پرداخت، نحوه انتقال کالا، مقدار کالا، نام کالا، قیمت شرکت سازنده کالا و مواردی از این قبیل را مورد بررسی و بازبینی قرار دهد. لازم به ذکر است که پروفرما اینویس در بسیاری از امور تجاری و بازرگانی مانند ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا، خرید ارز از سیستم‌های بانکی و … لازم و ضروری است.
وجود پروفرما اینویس در معاملات بازرگانی جهت اطلاع شخص خریدار از شرایط فروشنده کالا مانند قیمت واحد، قیمت کلی، زمان تحویل کالا و مواردی از این قبیل لازم می‌باشد. همچنین دریافت پروفرما اینویس برای انجام مراحل مختلف واردات کالا به کشور، ثبت سفارش بازرگانی در سامانه تجارت جامع گمرکی، خرید از سیستم های بانکی،گشایش اعتبار اسنادی ضروری است. علاوه بر این موارد جهت شرکت کردن در مناقصه ها و مزایده های بین المللی نیز دریافت پروفرما یا همان پیش فاکتور لازم می‌باشد.
لازم است بدانید تنظیم دقیق پیش فاکتور یا پروفرما اینویس از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است، چرا که در کاهش زمان و هزینه های انجام معامله بسیار تاثیرگذار است. به عنوان مثال لازم به ذکر است اگر اطلاعات درج شده در پروفرما اینویس کامل نباشد و هنگام اخذ اسنادی مانند گشایش اعتبار اسنادی به شکل صحیح، کامل و دقیق درج نشده باشند، ممکن است هنگام گشایش اعتبار و ابلاغ اسنادی مجدد نیاز به اصلاح و تغییر در آن وجود داشته باشد.
از این رو ما در این مقاله از سوی شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس تلاش کرده ایم تا به تمامی نکات ضروری در مورد پروفرما اینویس و همچنین مواردی که باید در تنظیم پروفرما اینویس دقت داشته باشید، بپردازیم تا بتوانید معاملات بین المللی و تجارت خود را به طور اختصاصی انجام دهید.
تفاوت پروفرما اینویس با فاکتورنهایی چیست؟
با وجود تمام شباهت هایی که بین پروفرما اینویس با فاکتور نهایی وجود دارد، اما این دو دارای تفاوت های جزئی نیز می‌باشند، که در ادامه با تعریف هر کدام به طور کامل به تفاوت بین این دو اصطلاح می‌پردازیم.
پیش فاکتور یا proforma invoice
به طور کلی می‌توان گفت پروفرما اینویس سندی است که مشخصات کالا، شرایط فروش کالا و همچنین خدمات کالا در آن درج میگردد. لازم است بدانید به طور استاندارد می‌توان گفت پروفرما شامل موارد زیر است :
اما لازم است بدانید در invoice یا همان فاکتور نهایی از مهمترین مدارکات مهم در معامله و فروش به شمار می‌رود که پرداخت هزینه‌ها بر اساس این سند صورت می‌گیرد. همچنین فاکتور نهایی به نوعی سند رسمی است که معمولا در بخش حسابداری شرکت یا سازمان ثبت میگردد. لازم به ذکر است اطلاعات مندرج در فاکتور نهایی و پروفرما اینویس تقریباً یکسان است.
| توضیحات | نام |
|---|---|
| در این قسمت شماره مرتبط با پروفرما و نیز زمان انجام معامله درج میگردد. | Number and data |
| در این قسمت شرح مشخصات کالا درج و نوشته می‌شود. | Description, part Nambe |
| منظور از price همان قیمت است در قسمت unit price قیمت کالا نوشته می‌شود و در قسمت total price باید هزینه های مربوطه به طور کلی درج گردد.Quantity نیز به معنای مقدار هزینه یا کمیت کالا است. | Quantity, unit price, total price, Vat |
| در این بخش شرایط مربوط به ترخیص و تحویل کالا نوشته می‌شود. | Term of delivery |
| تایید اعتبار قیمت | Validity |
| شرایط کالا و مدت زمان لازم جهت تسویه و پرداخت هزینه ها. | Term off payment |
| در این قسمت بایستی شرکت تولید کننده کالا و یا کشور مبدا کالا درج شود. | Manufacturer name and country of origin |
| این قسمت مربوط به تاریخ ترخیص و تحویل کالا می‌باشد. | Delivery time |
اما لازم است بدانید در invoice یا همان فاکتور نهایی از مهمترین مدارکات مهم در معامله و فروش به شمار می‌رود که پرداخت هزینه‌ها بر اساس این سند صورت می‌گیرد. همچنین فاکتور نهایی به نوعی سند رسمی است که معمولا در بخش حسابداری شرکت یا سازمان ثبت میگردد. لازم به ذکر است اطلاعات مندرج در فاکتور نهایی و پروفرما اینویس تقریباً یکسان است.
چه اطلاعاتی در پروفرما اینویس درج می‌شود؟
همانطور که در ابتدای مقاله نیز اشاره کردیم پس از مذاکره و توافق، دو طرف قرارداد با یکدیگر در مورد مسائل و شرایط گوناگونی مانند نوع کالا، قیمت کالا و مواردی از این قبیل گفتگو می‌کنند و در نتیجه خریدار از فروشنده درخواست ارائه پروفرما اینویس را خواهد کرد، تا با بررسی این سند بتواند تایید نهایی را ابلاغ و تغییرات لازم را روی کالا انجام دهد. لازم به ذکر است که اطلاعاتی که در پروفرما اینویس درج میگردد عبارتند از:
- مشخصات دقیق و کامل کالا
- مقدار و نوع کالا
- شرایط و نحوه حمل و نقل
- چگونگی تحویل کالا
- نحوه پرداخت هزینه های مربوط به کالا
- نوع ارز تخصیص یافته به کالا
- مشخصات کامل حساب بانکی فروشنده
- مدت زمان اعتبار پروفرما اینویس
- شماره مقصد پروفرما
- کشور تولید کننده کالا
- نام و آدرس فروشنده و همچنین خریدار
- مقصد نهایی کالا
- شماره و تعرفه گمرکی کالا
- چگونگی خدمات پس از فروش کالا
- هزینه حمل و نقل و تخلیه کالا
- و …
این اطلاعات مواردی هستند که فروشنده بایستی به طور کامل در پروفرما اینویس درج کند و به خریدار کالا ارائه دهد.
کاربرد پروفرما اینویس در حمل و نقل کالا
همانطور که همه ما می‌دانیم در زمینه تجارت و بازرگانی جهت حمل و نقل بین المللی همواره اسناد و مدارکی وجود دارند که به اسناد حمل کالا معروف هستند. این اسناد مشخصات کالا و محموله ها را در بردارند، چرا که اسناد حمل به عنوان مهمترین مدارک در هنگام مبادلات خارجی کالاها به شمار می‌روند، که این اسناد به منزله شناسنامه کالا نیز محسوب می‌شوند.
همچنین خریدار یک محموله، پس از انجام تعهدات مالی و تسویه حساب با فروشنده یا بانک ها تنها از طریق اسنادی مانند پروفرما اینویس می‌تواند کالای خود را از گمرک ترخیص نمایند. لازم به ذکر است پروفرما اینویس همانند اسناد دیگری مانند راهنامه، بارنامه، گواهی مبدا و موارد مشابه به عنوان یکی از اسناد مهم تجاری در حمل و نقل بین المللی به شمار می‌رود.
کاربرد پروفرما اینویس در ترخیص کالا
همانطور که در ابتدای مقاله نیز اشاره کردیم وجود پروفرما اینویس جهت انجام دقیق مراحل ترخیص کالا از گمرک بسیار مهم و حیاتی می‌باشد. لازم به ذکر است مهمترین کاربرد ها و مزایای پروفرما اینویس در هنگام ترخیص کالا عبارتند از:
- داشتن پروفرما اینویس موجب کاهش خطا در هنگام ثبت اطلاعات کالا می‌شود.
- پروفرما اینویس به عنوان قرارداد قانونی به شمار می‌رود که می‌توان به صورت قانونی از آن استفاده کرد.
- پروفرما اینویس به طور مفصل و کامل تمام اطلاعات کالا و همچنین اطلاعات معامله را در بر دارد، از این رو هنگام ترخیص کالا از گمرک می‌توان به خوبی اطلاعات کالا را به دست آورد.
- با وجود پروفرما اینویس می‌توان زمان معامله را کاهش داد و این امر موجب کاهش زمان ترخیص کالا از گمرک نیز خواهد شد.
در نتیجه با توجه به کاربرد های ذکر شده فروشنده بایستی آن را به گمرک صادر کننده کالا تحویل دهد. لازم به ذکر است در پروفرما بایستی مالیات بر ارزش افزوده نیز درج گردد، چرا که مقدار مالیات بسته به نوع معامله که داخلی یا خارجی است متفاوت است.
نمونه قالب پروفرما اینویس
همانطور که قبلاً نیز اشاره شد در پروفرما اینویس عناوینی مانند قیمت هر کدام از کالاها به تنهایی و قیمت کل آنها، چگونگی پرداخت پول، نام و آدرس فروشنده کالا و خریدار،بیان تاریخ جهت تحویل کالا، مدت زمان اعتبار پروفرما، تعیین مکانی جهت تحویل کالا، تعداد کالاهای ارسالی و اندازه آنها و … انگاشته می‌شود.
از این رو فروشنده کالا باید در ابتدا فرم مربوط به پروفرما اینویس را شکل کاملاً دقیق پر کند، چرا که فرم ثبت سفارش در پروفرما اینویس تا هنگامی که پر نشده باشد فاقد هرگونه اعتبار و ارزش خواهد بود
پروفرما اینویس چه مدرکی است؟
به طور کلی می‌توان گفت پروفرما اینویس سندی است که بایستی توسط فروشنده و یا صاحب کالا جهت انجام خرید و فروش داخلی و بین المللی صادر گردد تا اطلاعات کامل و جامعی را درباره کالا در اختیار خریدار بگذارد.
کاربردهای بهره گیری از performa invoice در تجارت چیست؟
از پروفرما اینویس می‌توان جهت خرید سهام از سیستم‌های بانکی، گشایش سند اعتباری، انجام درست مراحل ترخیص کالا و همچنین ثبت سفارش کالا بهره گرفت.
چه مواردی در پروفرما اینویس درج میگردد؟
اطلاعاتی مانند مشخصات کالا، مقدار و نوع کالا، نحوه حمل و نقل کالا، چگونگی تحویل کالا، نحوه پرداخت هزینه‌های کالا، مشخصات کامل حساب بانکی فروشنده، شماره مقصد پروفرما، نام و آدرس فروشنده و خریدار، مقصد نهایی کالا و مواردی از این قبیل.
مهمترین تفاوت پروفرما اینویس با فاکتور نهایی چیست؟
در پروفرما اینویس شرایط فروش کالا و خدمات کالا درج میگردد اما در فاکتور نهایی درواقع در بخش حسابداری شرکت به کار گرفته می‌شود که پرداخت هزینه بر اساس این سند نیز می‌باشد.
جمع بندی
در این مقاله از سوی شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس به طور مفصل به تعریف پروفرما اینویس پرداخته شد. به طور کلی پروفرما اینویس را می‌توان به عنوان سندی در نظر گرفت که جهت معاملات تجاری و بین المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد و تمام اطلاعات لازم دو طرف معامله مانند نوع کالا، حجم کالا، آدرس فروشنده و خریدار، شیوه های پرداخت هزینه حمل و نقل، تاریخ تحویل کالا و موارد مشابه این در آن درج میگردد.
لازم به ذکر است که از با ارائه پروفرما اینویس به ادارات مربوط می‌توان عملیات ترخیص کالا از گمرک را انجام داد، همچنین جهت انجام امورات مراکز گشایش اعتبار اسنادی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین یکی از مهمترین و اصلی ترین مدارک جهت ترخیص کالا که باید به آن توجه ویژه ای داشته باشید این سند می‌باشد.
به عنوان سخن پایانی به شما پیشنهاد میکنیم، که جهت کسب اطلاعات و راهنمایی های لازم در زمینه صادرات و واردات کالا شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس را در نظر داشته باشید و با استفاده از خدمات ما در حوزه ترخیص کالا، حضوری پررنگ در عرصه تجارت داشته باشید.