آشنایی کامل با شیپینگ اوردر و مراحل آن

مقدمه

اگر شما هم جزو تاجرانی هستید که قصد ارسال بار از طریق دریا را دارید، احتمالا واژه شیپینگ اوردر به گوشتان خورده است. این کلمه از دو کلمه shipping و order ایجاد شده است که shipping به معنای کشتی و order به معنای سفارش است. این واژه یکی دیگر از اصطلاحات حمل و نقل بین المللی رایج آبی است که اکثر بازرگانان در مورد آن اطلاعات دارند.

در حال حاضر صنعت تجارت و حمل و نقل یکی از مهمترین صنایع می باشد که در آن اصطلاحات حمل و نقل بین المللی بسیاری وجود دارد. این واژه نیز یکی از این اصطلاحات است. برای آشنایی بیشتر با این واژه و مراحل آن، تا انتهای مقاله همراه شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس باشید.

تعریف شیپینگ اوردر

اگر جزو کسانی هستید که دوست دارید در حوزه تجارت فعالیت داشته باشید، باید این را بدانید که شیپینگ اوردر یا سفارش حمل و نقل از دو کلمه انگلیسی (shipping) و کلمه (order) تشکیل شده است. هر کدام از این دو کلمه معنای متفاوتی دارند و همانطور که گفتیم ship به معنای کشتی و order به معنای سفارش یا دستور دادن است. معمولاً این کلمه در اصطلاحات حمل و نقل بین المللی استفاده می شود.

یعنی به محض ثبت سفارش برای تحویل کالا یا ایجاد سفارش تحویل، یک سفارش تحویل ایجاد کرده اید. اگر شما هم قصد سفارش حمل و نقل را دارید، باید این نکته را بدانید که این روش، دارای یک سندی می­باشد که در آن اطلاعاتی همچون محل تحویل کانتینر، زمان تخلیه کانتینر و برنامه تحویل آورده می­شود.

 بهتر است این نکته را یادآوری کنیم که الگوی صدور این سند برای هر کشوری متفاوت است و همه کشورها اطلاعات یکسانی را در سند درج نمی کنند.

مراحل شیپینگ اوردر

بسیاری از تاجران و بازرگانانی که قصد شیپینگ اوردر را دارند، شاید با این واژه آشنا باشند اما نمی­دانند که چه مراحلی را باید طی کنند. این مراحل شامل چهارده مرحله است که در ادامه در مورد این اصطلاحات حمل و نقل بین المللی اطلاعاتی را در اختیار شما عزیزان قرار خواهیم داد. همچنین جهت کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با این مراحل، می­توانید با کارشناسان شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس در تماس باشید.

مرحله اول

در این مرحله بازاریابان باید یک فایل برای مشتریان آماده کنند که شامل روش های کاری مورد استفاده هر شرکت و محصولات صادراتی آن ها می باشد و تا زمان اعلام نرخ ویژه توسط شرکت کشتیرانی، فورا آمادگی برای حمل را اعلام می­کنند. در این حوزه یکی از اصطلاحات حمل و نقل بین المللی، نرخ منتشر شده توسط شرکت های حمل و نقل به عنوان کل هزینه باربری، همان طور که باید باشد، محاسبه می شود. این نکته را هم باید بدانید که، برخی از این هزینه ها مانند هزینه صدور بارنامه یا پیامک، THC و هزینه حقوق پایان کار به عهده شما خواهد بود.

مرحله دوم

در این مرحله از شیپینگ اوردر، در بسیاری از موارد، شرکت ها برای حمل کالای خود از شرکت های مختلف قیمت می خواهند. در این جا بهترین کاری که باید انجام داد این است که از نرخ مورد نظر مشتری مطلع شد تا بر اساس آن قیمت، توانایی چانه زدن با خط حمل و نقل و دریافت قیمت بهتر را داشت. در واقع در این اصطلاحات حمل و نقل بین المللی قیمت به خریدار اعلام می شود و این کار به صورت مکتوب انجام باید صورت گیرد. همچنین کوپن علاوه بر مدت اعتبار بلیط، حاوی اطلاعاتی در مورد کالا، ابعاد و نوع بسته بندی آن نیز می باشد.

مرحله سوم

سومین کاری که باید انجام داد این است که وضعیت سهام هفتگی را برای همه مسیرها و محصولات معمولی بررسی کنید و همیشه یک فایل با قیمت های آماده داشته باشید که بتوانید به سرعت در اختیار مشتریان قرار دهید. برای این اصطلاحات حمل و نقل بین المللی، استعلام قیمت از خطوط حمل و نقل، بهتر است درخواست قیمت را به صورت کتبی از طریق ایمیل ارسال کنید.

اطلاعات تحویل را می توان در ایمیل نیز ذخیره کنید. در صورت آماده بودن کالای مشتری، فروشنده باید زمان رسیدن قایق اول و دوم را در محل جمع آوری به مشتری اطلاع دهد. که می­توان به زمان بسته شدن، لیست کشتی با خطوط حمل و نقل و نرخ اشاره کرد.

مرحله چهارم

در این مرحله از شیپینگ اوردر، بهتر است کارکنان فروش نرخ ارز را به مشتری اعلام کنند و درخواست تایید کتبی نرخ ارز از مشتری را داشته باشند. که در این زمان برای شما باید هزینه ارسال به همراه توضیحات محصول و بسته بندی آن مشخص شود. همچنین باید از مشتریان درخواست شود که نامه اعلام قیمت را تایید و ارسال کنند.

مرحله پنجم

در مرحله پنجم از فرایند سفارش حمل و نقل، شما باید پس از تایید نرخ توسط مشتری، درخواست رزرو کانتینر را ارسال کنید. درخواست ارسال شده به خط حمل و نقل درخواستی شامل موارد همچون تعداد و نوع کانتینر درخواستی، نوع بار، نوع بسته بندی شده، بندر مبدا، بندر مقصد و مقصد نهایی می باشد که باید تمام این مراحل را برای این اصطلاحات حمل و نقل بین المللی انجام دهید.

مرحله ششم

در این مرحله شما باید، اطلاعات در مورد شماره سفارش مرسوله بر اساس روش ارسال در پاسخ به درخواست را ارسال کنید. برخی از شرکت‌های حمل ‌و نقل برای شیپینگ اوردر، در مسیرهای خاصی از مالک تقدیرنامه می‌پذیرند که معمولاً هنگام اعلام شماره سفارش ایمیل می‌شود.

مرحله هفتم

در این مرحله از سفارش حمل و نقل شما نیاز به شماره سفارش دارید که آن را به مشتری و نماینده او در آن محل اعلام کنید و کلیه واریزی را از نماینده فروش ارسال کنید.

مرحله هشتم

در این مرحله بهترین کار این است که برای اطلاع از زمان تخمینی تحویل مدارک از اداره باربری تا محل تحویل، از واحد ترافیک و مشتری یا نماینده وی پیگیری کنید.

مرحله نهم

این مرحله از شیپینگ اوردر که یکی از اصطلاحات حمل و نقل بین المللی است شامل پیگیری (ETA) و زمان حرکت و اعلام آن به مشتری برای ارسال مدارک قبل از زمان بسته شدن کشتی می باشد و به این دلیل باید انجام شود تا تغییرات امکان پذیر  و معمولاً چندین بار اصلاح شوند.

مرحله دهم

در این مرحله از شیپینگ اوردر، پس از این که نماینده مشتری یا خود مشتری سند را به خط باربری تحویل داد، پیگیری آن و اخذ سفارش حمل از مشتری الزامی است. که برای شما در این مرحله از آنجایی که سفارش تحویل به شرکت حمل کننده ارسال نمی شود، تحویل در لیست انتظار قرار نمی گیرد.

مرحله یازدهم

 شما پس از ارسال سفارش حمل، باید با دفتر حمل و نقل هماهنگ کنید تا کالا در کشتی اول درج شده و از کشتی خارج نشود. ممکن است در طی این مراحل، صاحب کالا تقاضای انبار کند تا فعلاً کالا بارگیری نشود. در این صورت صاحب محموله باید درخواست خود را کتباً با مهر و امضاء روی سربرگ ارسال کند و کلیه هزینه های حق توقیف کانتینر به دلیل قرار گرفتن بار را متقبل شود.

در این جا برای شما درخواست توقف برای خط کشتیرانی صادر می شود و هنگامی که درخواست آزادسازی ارائه می شود، ما درخواست یک خط بارگیری مجدد برای بارگیری محموله در اولین کشتی موجود می کنیم.

مرحله دوازدهم

در این مرحله، شما باید فاکتور کالای سفارشی را از خط دریافت کنید و برای مشتری بفرستید و پیگیر آن جهت بررسی و تایید باشید. در این مرحله مشتری می تواند تغییرات مختلف را گزارش کند و سازمان راهنمایی و رانندگی باید بلافاصله تغییرات مربوطه را به خط کشتیرانی اطلاع دهد و اقداماتی را برای دریافت پیش نویس اصلاح شده انجام دهد.

مرحله سیزدهم

در این مرحله از اصطلاحات حمل و نقل بین المللی شما باید برای دریافت تاریخ ارسال و پذیرش فاکتور از شرکت حمل و نقل پس از خروج از کشتی، آن را دنبال کنید. سپس یک فاکتور توسط واحد حسابداری شرکت صادر می شود و یک فاکتور با تاریخ برای مشتری ارسال می شود.

مرحله چهاردهم

این مرحله آخرین مرحله است که در آن باید شما فاکتور شرکت خطوط حمل و نقل و رسید مبلغ فاکتور مشتری و اصل فاکتور خط حمل و نقل یا رسید آزاد نامه تلفکس بنا به درخواست مشتری تهیه کنید و به کشتی تحویل دهید. با انجام تمام این مراحل می­توانید فرایند شیپینگ اوردر به راحتی انجام می­شود.

در شیپینگ اوردر چه اطلاعاتی می­توان یافت؟

کمی پیش­تر، در رابطه با نحوه و مراحل شیپینگ اوردر صحبت کردیم. گفتیم که این واژه که یکی از اصطلاحات حمل و نقل بین المللی است، دارای سندی است که بازرگانان در آن اطلاعاتی را درج می­کنند. در این بخش می­خواهیم به این اطلاعات بپردازیم. از جمله مهم ترین اطلاعات ارائه شده در فرم سفارش تحویل، می توان به مواردی همچون جزئیات فرستنده، اطلاعات حمل و نقل، انواع بار و کالا، محل ملاقات شماره، B/L یا شماره بارنامه منحصر به فرد شرکت حمل و نقل،  بندر حمل، اتصال تخلیه، نقطه تحویل نهایی، بندر حمل و نقل،  نام کشتی و شماره پرواز، محل تحویل، مکانی عالی برای بازگشت و قطع سند اشاره کرد.

تفاوت شیپینگ اوردر با تاییدیه رزرو در چیست؟

اگر شما هم جزو افرادی هستید که می ­خواهید این کار را انجام دهید، بهتر است این نکته را به یاد داشته باشید که شیپینگ اوردر و تاییدیه رزرو با یکدیگر تفاوت دارند. همان طور که قبل ­تر گفتیم سفارش حمل و نقل جزو یکی از اصطلاحات حمل و نقل بین المللی است.

هنگامی که سفارشی برای تحویل می دهید، در واقع شیپینگ اوردر انجام داده­اید. تأییدیه رزرو و سفارش تحویل حاوی اطلاعات مشابهی هستند، در حالی که سفارش تحویل حاوی جزئیات بیشتری در مورد خرید کانتینر ( بارگنج ) خالی و زمان بحرانی است. دقت داشته باشید که منظور از سفارش تحویل همان شیپینگ اوردر است.

سفارش حمل و نقل توسط چه کسی صادر می­شود؟

اگر شما هم جزو بازرگانان و تاجرانی هستید که قصد انجام شیپینگ اوردر را دارید، ممکن است اطلاعات زیادی در رابطه با نحوه سفارش و رزرو نداشته باشید. در این مقاله سعی شد تمام نکات لازم در خصوص این اصطلاحات حمل و نقل بین المللی برای شما عزیزان شرح داده شود. همان طور که می دانید برای جا به جایی محصول باید مراحل پرداخت را تکمیل کنید.

در این مرحله باید کانتینری برای ارسال کالا رزرو کنید و مدت اعتبار قیمت را به همراه توضیحات محصول تایید و ارسال نمایید. پس از انجام این مراحل، می‌توانید محموله خود را پردازش کنید. همچنین می­توانید برای دریافت راهنمایی های لازم با کارشناسان شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس، در ارتباط باشید.

سوالات متداول

جمع­ بندی

امروزه صنعت تجارت یکی از صنایع مهم با اصطلاحات حمل و نقل بین المللی فراوان است. یکی از این اصطلاحات حمل و نقل بین المللی، شیپینگ اوردر است که در این مقاله سعی کردیم در رابطه با آن، اطلاعاتی را در اختیارشما همراهان گرامی قرار دهیم. این اصطلاح حمل و نقل به این معنی است که به محض ثبت سفارش برای تحویل کالا یا ایجاد یک طرح، دایرکتوری ایجاد کرده اید و به طور کلی شامل چهارده مرحله است که به طور کامل آن ها را در این مقاله توضیح دادیم.

امیداوریم این اطلاعات برای شما همراهان گرامی مفید واقع شده باشد. در انتها اگر در زمینه، حمل و نقل، ارسال کالا، ترخیص کالا ، هزینه ­های حمل و نقل سوالی در ذهنتان به وجود آمد، شرکت حمل و نقل بین المللی ققنوس، در اختیار شماست تا به این سوالات پاسخ دهد.